Уже не первый год работаю в проектной деятельности. Это означает, что у меня нет текучки, каждый день что-то новое. Часто, это забытое старое, но все же новое. Новые люди, новые проекты, новые цели, новые задачи. И каждый раз мы сталкиваемся с одной и той же проблемой. Коммуникации. Это новое слово вошло в мои обиход на последнем проекте. Раньше оно называлось информированием. Видимо, сейчас так модно. Под информированием я подразумеваю как устное общение, донесение информации сверху вниз, слева направо и наоборот, так и письменное общение посредством электронной почты, коммуникаторов (скайп, аська и прочие). Проблема проста и сложна одновременно. Как сделать так, чтобы все знали то, что должны знать? Своевременно и однозначно.

Как эта проблема решается в государстве? Достаточно просто: оформляется приказ/распоряжение, он публикуется в СМИ. А дальше СМИ уже разносит информацию везде и вся. Плюсы — массовость и наличие первоисточника — всегда государственный орган. Минус — медленно, не всегда однозначно, сложно найти ввиду множества исправлений, дополнений. В идеале каждый человек должен иметь доступ до базы аналогичной «Консультант» или «Гарант». Чтобы можно было видеть ссылки, связи и версии документов. Но в стране этого пока нет. Поэтому возникают минусы.

Как же для проектов решать этот вопрос? Здесь, на мой взгляд, есть более простые, но технологически сложные методы. Надо организовывать две системы. Первое, это хранение знаний. Сейчас это в информационных технология (ИТ) называется база знаний. Многомерная система хранения и поиска информации. Как маленький гугл (Google) в компании, который может найти все по ключевым словам. Любое решение, приказ, протокол, мнение, переписка должны быть в единой базе знаний. Тогда всегда можно найти почему было принято то или иное решение. База позволит избежать проблемы потери знаний при увольнении/переводе человека в компании.

Второе, я думаю, это информационные ленты. Живые ленты. Впервые с такой технологией я столкнулся у Google. Проект назывался Google Wave. Суть в том, что на некотором сайте задается тема, к ней подключаются либо все желающие, либо конкретные люди и проводится обсуждение. Прелесть в том, что это некий аналог документа MS Word в режиме рецензирования в режиме реального времени. Любой участник может прокомментировать/исправить любую часть текста/проблемы. Это позволяет не утопать в многостраничных переписках, а всем вместе сразу сделать один документ. Здесь же можно вставить голосования, медиа материалы и ссылки на базу знаний. Получается информационная живая лента, которая всегда содержит актуальную информацию о принятии решения или информировании. Сам по себе интерактивный способ подачи материала гораздо лучше усваивается людьми, чем скучные письма моношрифтом.

Объединение двух инструментов: создание информации (инфолента) и хранение информации позволит улучшить информированность участников проекта, с моей точки зрения. При этом, это не панацея, так как всегда найдутся те самые 80% по правилу Паретто, которые не откроют даже почту, чтобы прочитать что-либо. Но это уже вопрос мотивации команды.

P.S. Думаю такая проблема не только у меня, но и у многих управленцев. Поделитесь своим опытом!